Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo — Hydra Fleet

Wersja dokumentu 2.3 · dotyczy Hydra Fleet 0.5.11 · obowiązuje od 7 września 2026

Dokument opisuje, jakie dane osobowe są przetwarzane w systemie Hydra Fleet, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej, jak długo są przechowywane, komu są udostępniane, jak są zabezpieczone oraz w jaki sposób można skorzystać z praw przysługujących na podstawie RODO. Zawiera również zasady zgłaszania podatności i incydentów bezpieczeństwa zgodnie z rozporządzeniem CRA.

The complete English version of this document follows the Polish one — see "Personal data protection and security".

1. Czym jest Hydra Fleet

Hydra Fleet to system monitorowania floty maszyn rolniczych wyposażonych w terminale HydraNav. Składa się z serwera, panelu przeglądarkowego i aplikacji mobilnej. Prezentuje położenie i parametry pracy maszyn, umożliwia wysłanie wiadomości na terminal, przekazanie mapy aplikacyjnej oraz pobranie raportów zapisanych przez terminal.

2. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w usłudze jest HYDRASYSTEM sp. z o.o. z siedzibą w Jankach (al. Krakowska 54A, 05-090 Janki), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000689829, NIP 5342556660, REGON 367981692, kapitał zakładowy 5 000 zł — dalej „HydraSystem". To my decydujemy, jakie dane usługa zbiera, jak długo je przechowuje i jak są zabezpieczone, i to do nas kieruje się żądania opisane w punkcie 7.

Gospodarstwo korzystające z usługi nie prowadzi odrębnego zbioru danych i nie zawiera z nami umowy powierzenia — decyduje natomiast o własnych ustawieniach: komu założyć konto, jakie maszyny monitorować i jak długo trzymać historię przejazdów. Jeżeli gospodarstwo wykorzystuje usługę do nadzoru nad pracą swoich pracowników, obowiązki informacyjne wobec nich — wynikające z prawa pracy — spoczywają na gospodarstwie jako pracodawcy (patrz punkt 3.2).

Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@hydrasystem.pl, adres korespondencyjny jak wyżej.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. Dane osób korzystających z systemu

System nie przetwarza: listy kontaktów, plików użytkownika, danych marketingowych ani analitycznych. Położenie telefonu nie trafia na nasz serwer — aplikacja może je odczytać, wyłącznie po naciśnięciu przycisku „Pokaż, gdzie jestem", żeby narysować Twoją pozycję na mapie obok maszyn; odczyt zostaje w telefonie, nie jest nigdzie wysyłany ani zapisywany i kończy się z zamknięciem ekranu. Nie stosujemy ciasteczek śledzących ani narzędzi analityki zewnętrznej; ciasteczko sesyjne służy wyłącznie utrzymaniu zalogowania. Aplikacja mobilna prosi o dostęp do internetu, do aparatu — wyłącznie po to, by odczytać kod QR przy logowaniu i parowaniu — oraz, jeżeli sam tego zażądasz przyciskiem na mapie, do lokalizacji urządzenia w celu opisanym wyżej.

3.2. Dane maszyn

Terminal przesyła dane telemetryczne: położenie, prędkość, kierunek jazdy, obrobiony areał, przejechany dystans, stan narzędzia, poziom zbiornika oraz udostępniane przez maszynę parametry ISOBUS. Są to dane maszyny, a nie kierowcy — system nie rejestruje tożsamości operatora i nie wiąże przejazdu z konkretną osobą.

Zwracamy jednak uwagę gospodarstwa jako pracodawcy, że jeżeli określoną maszyną kieruje stale ta sama osoba, zapis trasy może pośrednio wskazywać na miejsce jej przebywania w czasie pracy. Poinformowanie pracowników o zakresie monitorowania jest obowiązkiem pracodawcy; okres przechowywania historii gospodarstwo ustawia samo w panelu.

4. Okresy przechowywania

Usuwanie danych po upływie okresu przechowywania jest wykonywane automatycznie: przy starcie serwera i raz na dobę. Nie wymaga działania użytkownika ani obsługi.

5. Odbiorcy danych i miejsce przetwarzania

Dane są przetwarzane na serwerze w Polsce. Nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Dostęp do danych mają:

• użytkownik — maszyny swojego gospodarstwa oraz możliwość wysłania do nich wiadomości;
• administrator gospodarstwa — dodatkowo maszyny i konta osób w swoim gospodarstwie;
• główny administrator (HydraSystem) — całość systemu, w zakresie niezbędnym do jego utrzymania.

Dane jednego gospodarstwa nie są dostępne dla innego gospodarstwa. Rozdzielenie jest realizowane po stronie serwera, a nie wyłącznie w interfejsie.

Personel HydraSystem może — wyłącznie na potrzeby obsługi zgłoszenia serwisowego — działać w panelu w imieniu użytkownika. Każde takie działanie jest rejestrowane w dzienniku zdarzeń po obu stronach, a sesja prowadzona w tym trybie jest wyraźnie oznaczona i ma ograniczone uprawnienia: nie pozwala usunąć konta ani przejąć uprawnień kolejnej osoby.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie (art. 28 RODO):

Podkład mapowy pochodzi z naszego własnego serwera (tiles.hydrasystem.pl, w Polsce), a nie z serwerów zewnętrznego dostawcy map. Przeglądarka i aplikacja nie wysyłają żadnego zapytania do podmiotu trzeciego, aby narysować mapę — a więc żaden taki podmiot nie widzi adresu IP użytkownika ani tego, jaki obszar ogląda. Wcześniej mapa pochodziła z publicznych serwerów OpenStreetMap; same dane mapowe nadal są danymi OpenStreetMap, ale rysujemy je i udostępniamy sami.

Nie przekazujemy danych podmiotom trzecim w celach marketingowych. Nie prowadzimy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą.

6. Bezpieczeństwo przetwarzania

• Transmisja jest szyfrowana. Panel przeglądarkowy i aplikacja mobilna łączą się z serwerem przez HTTPS, a terminale HydraNav przez MQTT over TLS (port 8883), z certyfikatem wydanym przez publicznie zaufany urząd certyfikacji.
• Hasła osób są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego i nie mogą zostać odczytane ani odzyskane — możliwe jest jedynie ustalenie nowego hasła.
• Hasło MQTT maszyny jest przechowywane w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM), a nie skrótu, ponieważ jego zmiana wymaga rekonfiguracji terminala na miejscu i musi istnieć możliwość ponownego odczytania go przez administratora gospodarstwa. Klucz szyfrujący jest przechowywany poza bazą danych. Dotyczy to danych uwierzytelniających maszyny, nie osoby.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP) jest dostępne dla każdego konta.
• Sesja jest przechowywana w ciasteczku niedostępnym dla skryptów (HttpOnly), a operacje zmieniające stan wymagają żądania POST, co zabezpiecza przed wykonaniem operacji z odsyłacza w wiadomości.
• Próby logowania są limitowane — zarówno dla adresu konta, jak i dla adresu sieciowego, z którego pochodzą.
• Kopia bazy danych jest wykonywana automatycznie przed każdą aktualizacją systemu; kopie są dostępne wyłącznie dla głównego administratora.
• Prowadzimy rejestr zdarzeń umożliwiający ustalenie, kto i kiedy dokonał zmiany konfiguracji lub wysłał polecenie do maszyny.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych nieprawidłowych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych w ustrukturyzowanym formacie (art. 20 RODO);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Z praw dostępu, przeniesienia i usunięcia można skorzystać samodzielnie, bez kontaktu z obsługą — w panelu oraz w aplikacji mobilnej, w sekcji Konto → Dane i prywatność:

1. „Pobierz moje dane" — plik JSON zawierający dane konta, listę sesji (etykiety i daty, bez tokenów), zapisane preferencje, wysłane wiadomości oraz wpisy dziennika zdarzeń dotyczące tej osoby.
2. „Usuń moje konto" — operacja wymaga potwierdzenia hasłem oraz kodem drugiego składnika, jeżeli jest włączony. Usuwane są: konto, jego sesje, preferencje oraz kody zapasowe.

Pozostałe żądania prosimy kierować na rodo@hydrasystem.pl; odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Jeżeli żądanie dotyczy konta pracownika gospodarstwa, informujemy o nim również to gospodarstwo — bo to ono zakłada i zamyka konta swoim ludziom.

Co pozostaje po usunięciu konta

• Maszyny i ich historia — należą do gospodarstwa, a nie do osoby, która je dodała, i pozostają w systemie.
• Wpisy dziennika zdarzeń — pozostają, lecz bez powiązania z osobą: odniesienie do konta jest usuwane, a adres e-mail wycinany z treści wpisu. Zachowanie samych zdarzeń jest niezbędne dla rozliczalności gospodarstwa.

Ograniczenia

Konta nie może usunąć samodzielnie ostatni aktywny administrator gospodarstwa, w którym pozostają inne osoby, ani ostatni główny administrator systemu. Wymagane jest wcześniejsze wskazanie następcy — gospodarstwo bez administratora utraciłoby możliwość zarządzania maszynami i kontami.

Usunięcia całego gospodarstwa wraz z maszynami i historią dokonuje główny administrator na wniosek gospodarstwa. Przed usunięciem zalecamy pobranie eksportu gospodarstwa — jednego pliku JSON zawierającego maszyny, konta i historię, bez jakichkolwiek haseł.

8. Naruszenia ochrony danych

Zauważone naruszenie lub jego podejrzenie prosimy zgłaszać nam: rodo@hydrasystem.pl (sprawy bezpieczeństwa technicznego — cra@hydrasystem.pl). To jest pierwszy i właściwy adres — także dla gospodarstwa, które zauważy coś u siebie. Zgłoszenie potwierdzamy, ustalamy zakres i podejmujemy działania zaradcze; gospodarstwa, których dane objęło naruszenie, informujemy pocztą elektroniczną na adres administratora gospodarstwa, podając charakter naruszenia, przybliżony zakres, prawdopodobne konsekwencje i zastosowane środki.

Jako administrator danych mamy własny obowiązek ustawowy, którego nie da się umownie wyłączyć: jeżeli naruszenie może skutkować ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób, zawiadamiamy o nim Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin (art. 33 RODO), a przy wysokim ryzyku także osoby, których dotyczy (art. 34 RODO). Zgłaszający nie musi robić tego sam — tym zajmujemy się my.

9. Zgłaszanie podatności i incydentów bezpieczeństwa (CRA)

Hydra Fleet oraz terminal HydraNav są produktami z elementami cyfrowymi w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2024/2847 (Cyber Resilience Act). Prowadzimy w związku z tym proces przyjmowania i obsługi zgłoszeń dotyczących podatności.

Adres do zgłoszeń: cra@hydrasystem.pl — podatności, incydenty bezpieczeństwa i podejrzenia nadużycia. Sprawy dotyczące danych osobowych prosimy kierować na rodo@hydrasystem.pl.

W zgłoszeniu prosimy podać: produkt (Hydra Fleet, terminal HydraNav, aplikacja mobilna), wersję, opis obserwowanego zachowania oraz sposób jego odtworzenia. Zrzut ekranu lub fragment dziennika są pomocne; jeżeli zawierają dane osobowe, prosimy o ich usunięcie lub wyraźne oznaczenie.

Zasady obsługi zgłoszeń:

• potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 3 dni roboczych — również wtedy, gdy zgłoszenie nie zostanie zakwalifikowane jako podatność;
• ocena zgłoszenia i wstępny plan naprawy w ciągu 14 dni;
• poprawka bezpieczeństwa jest wydawana jako odrębna wersja i opisana w informacji o zmianach wraz ze wskazaniem, kogo dotyczy i jakie działania są wymagane po stronie klienta;
• klienci, których dotyczy podatność, są informowani bez zbędnej zwłoki — pocztą elektroniczną na adres administratora gospodarstwa, a w sprawach poważniejszych również komunikatem w panelu;
• podatność aktywnie wykorzystywaną oraz poważny incydent zgłaszamy dalej w trybie i terminach przewidzianych przez CRA (wczesne ostrzeżenie w ciągu 24 godzin, zgłoszenie w ciągu 72 godzin, sprawozdanie końcowe);
• nie podejmujemy kroków prawnych wobec osób zgłaszających w dobrej wierze, pod warunkiem że zgłoszenie nie wiązało się z pozyskaniem cudzych danych, zakłóceniem działania instalacji produkcyjnej ani ujawnieniem szczegółów przed udostępnieniem poprawki.

Wsparcie bezpieczeństwa produktu: wydania są wersjonowane i opatrzone opisem zmian, a przed każdą aktualizacją serwera wykonywana jest kopia bazy danych. Aktualizacje bezpieczeństwa są udostępniane przez co najmniej 5 lat od wydania danej wersji produktu; o zakończeniu wsparcia klienci są informowani z co najmniej 12-miesięcznym wyprzedzeniem.

10. Kontakt

Personal data protection and security — Hydra Fleet

Document version 2.3 · applies to Hydra Fleet 0.5.11 · effective 7 September 2026

This document describes what personal data the Hydra Fleet system processes, for what purpose and on what legal basis, how long it is retained, who it is disclosed to, how it is protected, and how to exercise the rights granted by the GDPR. It also sets out how to report vulnerabilities and security incidents under the CRA. It is a complete translation of the Polish text above; in the event of any discrepancy, the Polish version prevails.

1. What Hydra Fleet is

Hydra Fleet is a fleet-monitoring system for agricultural machines fitted with HydraNav terminals. It consists of a server, a browser panel and a mobile application. It shows the position and working parameters of the machines, allows a message to be sent to a terminal, a prescription map to be delivered, and reports stored by the terminal to be retrieved.

2. Who is responsible for the data

The controller of the personal data processed in the service is HYDRASYSTEM sp. z o.o., registered office in Janki (al. Krakowska 54A, 05-090 Janki, Poland), entered in the register of entrepreneurs of the National Court Register under KRS 0000689829, NIP (VAT) 5342556660, REGON 367981692, share capital PLN 5,000 — "HydraSystem". We decide what the service collects, how long it keeps it and how it is protected, and the requests described in section 7 come to us.

A farm using the service keeps no separate filing system of its own and enters into no processing agreement with us — what it does decide are its own settings: who gets an account, which machines are monitored, and how long the journey history is kept. Where a farm uses the service to supervise its employees' work, the duty to inform them — which comes from employment law — rests with the farm as their employer (see section 3.2).

Data protection contact: rodo@hydrasystem.pl; postal address as above.

3. Scope of the data processed

3.1. Data of the people using the system

The system does not process contact lists, user files, or marketing and analytics data. The phone's location never reaches our server — the app can read it, only when the "Show where I am" button is pressed, to draw your own position on the map beside the machines; the reading stays on the phone, is neither transmitted nor stored, and ends when the screen is closed. No tracking cookies and no third-party analytics are used; the session cookie serves solely to keep the user signed in. The mobile application asks for internet access, for the camera — only to read a QR code when signing in or pairing — and, if you ask for it yourself with the button on the map, for the device's location, for the purpose described above.

3.2. Machine data

The terminal sends telemetry: position, speed, heading, worked area, distance travelled, implement state, tank level and the ISOBUS parameters the machine makes available. This is machine data, not driver data — the system does not record the identity of the operator and does not associate a journey with a particular person.

We do, however, draw the attention of the farm as employer to the fact that where the same person habitually drives a given machine, the recorded track may indirectly indicate where that person was during working hours. Informing employees about the scope of monitoring is the employer's duty; the retention period for the history is the farm's own setting in the panel.

4. Retention periods

Deletion after the retention period is automatic: at server start-up and once a day. It requires no action by the user or by support staff.

5. Recipients and place of processing

Data is processed on a server located in Poland. It is not transferred outside the European Economic Area.

Access to the data is held by:

• the user — the machines of their own farm, and the ability to send a message to them;
• the farm administrator — additionally, the machines and the user accounts of their own farm;
• the main administrator (HydraSystem) — the whole system, to the extent necessary to maintain it.

One farm's data is not available to another farm. The separation is enforced on the server, not merely in the interface.

HydraSystem staff may — solely for the purpose of handling a support request — act in the panel on behalf of a user. Every such action is recorded in the audit log on both sides, a session held in this mode is clearly marked, and its privileges are limited: it cannot delete an account or take over the privileges of a further person.

Processors acting on our instructions (Article 28 GDPR):

The map is drawn from our own server (tiles.hydrasystem.pl, in Poland), not from an external map provider. Neither the browser nor the app makes a single request to a third party in order to draw the map, so no such party sees a user's IP address or which area they are looking at. The map used to come from the public OpenStreetMap servers; the map data is still OpenStreetMap data, but we render and serve it ourselves.

We do not disclose data to third parties for marketing purposes. We carry out no profiling and no automated decision-making producing legal effects for the persons concerned.

6. Security of processing

• Traffic is encrypted. The browser panel and the mobile application connect to the server over HTTPS, and HydraNav terminals over MQTT with TLS (port 8883), using a certificate from a publicly trusted certificate authority.
• Users' passwords are stored only as a cryptographic hash and can be neither read nor recovered — a new password can only be set.
• A machine's MQTT password is stored encrypted (AES-256-GCM) rather than hashed, because changing it requires the terminal to be reconfigured on site and the farm administrator must be able to read it again. The encryption key is held outside the database. This concerns a machine's credentials, not a person's.
• Two-factor authentication (TOTP) is available for every account.
• The session is kept in a cookie inaccessible to scripts (HttpOnly), and state-changing operations require a POST request, which prevents an operation being triggered from a link in a message.
• Sign-in attempts are rate-limited, both per account address and per network address.
• A database backup is taken automatically before every upgrade of the system; backups are accessible only to the main administrator.
• We keep an event record that makes it possible to establish who changed a configuration setting or sent a command to a machine, and when.

7. Rights of the data subject

You have the right to:

• access your data and obtain a copy of it (Art. 15 GDPR);
• rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR);
• erasure of your data (Art. 17 GDPR);
• restriction of processing (Art. 18 GDPR);
• data portability in a structured format (Art. 20 GDPR);
• object to processing based on legitimate interest (Art. 21 GDPR);
• lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland).

Access, portability and erasure can be exercised without contacting support — in the panel and in the mobile application, under Account → Data and privacy:

1. "Download my data" — a JSON file containing the account details, the list of sessions (labels and dates, never the tokens themselves), saved preferences, messages sent, and the audit log entries concerning that person.
2. "Delete my account" — the operation requires confirmation with the password and, where enabled, the second-factor code. The account, its sessions, preferences and recovery codes are removed.

Other requests should be addressed to rodo@hydrasystem.pl; we answer without undue delay and within one month at the latest. Where a request concerns the account of a farm's employee, we inform that farm as well — it is the farm that opens and closes accounts for its people.

What remains after an account is deleted

• The machines and their history — they belong to the farm, not to the person who added them, and remain in the system.
• Audit log entries — they remain, but without the link to the person: the reference to the account is removed and the e-mail address is stripped from the text of the entry. Retaining the events themselves is necessary for the farm's accountability.

Limitations

An account cannot be deleted by its owner where that owner is the last active administrator of a farm that still has other users, or the last main administrator of the system. A successor must be designated first — a farm without an administrator would lose the ability to manage its machines and accounts.

Deletion of a whole farm together with its machines and history is carried out by the main administrator at the farm's request. Before deletion we recommend downloading the farm export — a single JSON file containing the machines, accounts and history, without any passwords.

8. Personal data breaches

A breach you notice, or suspect, should be reported to us: rodo@hydrasystem.pl (technical security matters — cra@hydrasystem.pl). That is the first and the right address, including for a farm that notices something at its own end. We acknowledge the report, establish its scope and act on it; the farms whose data is affected are told by e-mail to the farm administrator's address, with the nature of the breach, its approximate scope, the likely consequences and the measures taken.

As the controller we also carry a statutory duty of our own, which no agreement can switch off: where a breach may result in a risk to people's rights and freedoms we notify the President of the Personal Data Protection Office within 72 hours (Article 33 GDPR), and where the risk is high, the people concerned as well (Article 34 GDPR). Whoever reports it to us does not have to do any of that themselves — that part is ours.

9. Reporting vulnerabilities and security incidents (CRA)

Hydra Fleet and the HydraNav terminal are products with digital elements within the meaning of Regulation (EU) 2024/2847 (the Cyber Resilience Act). We therefore operate a process for receiving and handling vulnerability reports.

Reporting address: cra@hydrasystem.pl — vulnerabilities, security incidents and suspected abuse. Matters concerning personal data should be sent to rodo@hydrasystem.pl.

Please state in your report: the product (Hydra Fleet, the HydraNav terminal, the mobile application), the version, a description of the observed behaviour, and how to reproduce it. A screenshot or a log excerpt is helpful; if it contains personal data, please remove it or mark it clearly.

How reports are handled:

• acknowledgement within 3 working days — including where the report is not classified as a vulnerability;
• assessment and an initial remediation plan within 14 days;
• a security fix is issued as a separate release and described in the release notes, stating who is affected and what action is required on the customer's side;
• affected customers are informed without undue delay — by e-mail to the farm administrator's address and, in more serious cases, by a message in the panel as well;
• an actively exploited vulnerability or a severe incident is reported onward in the manner and within the deadlines laid down by the CRA (early warning within 24 hours, notification within 72 hours, a final report);
• we take no legal action against those who report in good faith, provided that the report did not involve obtaining other people's data, disrupting a production installation, or disclosing details before a fix was made available.

Product security support: releases are versioned and accompanied by release notes, and a database backup is taken before every server upgrade. Security updates are provided for at least 5 years from the release of a given product version; customers are given at least 12 months' notice of the end of support.

10. Contact